Making of TiaFes vol.2 メイアの役割

みなさんこんにちは！エイミーです。

メイキング　オブ　ティアフェス　２回目の今日は、「メイアの役割」です。

ティアフェスの主催者であるメイアは、イベントの責任者であることはもちろんなんですが、実際の役回りとしてはイベントのツアーコンダクターの役割が大きいです。参加いただく約１５のイベント主催者が安心してお祭りを楽しめるように、調整・相談等、きめ細やかにサポートしています。

ティアフェス運営内では「イベントサイド」と言っていますが、招致イベントが関わるすべてのことをメイアひとりで対応しています。エイミーは一切口出ししない、いわゆる「専管事項」です。具体的なミッションとしては大きく、以下の３つになるかと思います。

①招致イベントの決定

②イベント実施場所・時間の調整

③主催者との定期的なコミュニケーション

順にみていきたいと思います。

①招致イベントの決定

例年２月から３月ごろには決まるイメージです。

実は、ティアフェス前身の「日誌フェス」では、参加イベントを公募したこともありましたが、現在公募は行っていません。これは、主催であるメイアがティアフェスを、より安心安全に実施するために、普段から一定のコミュニケーションをとれており、すでに考え方がわかっているひとにお願いしたい、という考えのあらわれです。

前年度にお願いさせていただいた方を中心に、新規参入が数件という構成になっています。いつもすばらしいイベントと一緒にティアフェスが実施できるのは、日頃のメイアの交流関係に頼る部分が大きく、とても心強く感じています。

②イベントの実施場所・時間の調整

４月のキックオフミーティングをはさんで、５月中くらいには決定していく流れです。後の広報活動に大きく影響してくるため、割と早めに確定してもらっています。１５近くのイベントと個別に連絡を取り合い、希望をお伺いして、抜けなく・ダブりなく調整するのは本当に大変なことだと思います。

下記参考画像のようにマップに時間を落とし込んで、全体像を作成していきます。エイミーと何度かやりとりしつつ、細かな修正を行って完成させます。

特に気を付けるのは「来場人員数のバランス」です。画像をみるとわかるように、ティアフェスは３会場８エリアで行われています。これはいわゆるサーバーへの負荷分散を考えた仕様で、エリアフルを起こさないための工夫です。来場者の動線、各イベントのピークタイム等をシミュレーションしています。そのうえで、各イベントの主催者の希望を聞きながら場所を調整していく・・・とても大変そうですが、大切なので妥協せずにがんばっています。

参考：昨年のイベント配置とスケジュール（案）